Как правильно работать с поставщиками: 11 советов для предпринимателя

Организация работы с поставщиками – настоящее искусство, направленное на лоббирование интересов своего бизнеса, поддержание партнерской атмосферы и расширение круга контрагентов. Дополнительно необходимо отслеживать график поставок, мониторить стабильность ассортимента, цены и отзывы собственных клиентов, касающиеся товаров: работа должна вестись системно, что окажет положительное влияние на коммерческие показатели интернет-магазина или наземной точки продаж. Рассказываем, как наладить сотрудничество с поставщиками и каких ошибок стоит избегать.

Совет №1. Один интернет-магазин – несколько поставщиков

Не рекомендуется вести работу с одним контрагентом, чтобы предупредить зависимость и остановку работы бизнеса в случае несвоевременных поставок. На этапе выхода на рынок стоит выбирать минимум 3-4 компании, что позволит:

  • оценить условия сотрудничества с разными контрагентами;
  • определить, как партнер выполняет взятые обязательства;
  • провести проверку стабильности ассортимента и частоты его масштабирования;
  • получить предложения по выгодным условиям, например, рассрочке на закупку после заключения первых 2-3 сделок.

Доминирующее количество контрагентов заинтересованы в ответственных партнерах, заказывающих товары оптом на регулярной основе, поэтому они занимаются удержанием клиентов, предлагая скидки, пробники и другие бонусы. На проблемного поставщика указывают следующие признаки:

  • постоянно переносит сроки отгрузки: начинает задерживать на несколько дней, потом периоды растягиваются на недели;
  • регулярно повышает цены, но ничем их не обосновывает;
  • отказывается выполнять договоренности, согласованные вначале.

Если одна компания не подошла – смело ищите другую: рынок большой, поэтому выбрать новых контрагентов будет легко, как в Казахстане, так и за границей.

Предварительный план для формирования требований к поставщику

Совет №2. Обязательное заключение договора

Фиксирование всех условий, обязательств и штрафов за их неисполнение в договоре – метод, который позволит владельцу интернет-магазина защитить себя от срыва сроков и иных проблем. В документ вносят:

  • максимальные сроки отгрузки, например, в течение до 5 дней после оформления заказа;
  • уведомления о внесении изменений. Если поставщик будет корректировать ассортимент или повышать цены, то он обязан сообщить об этом за 2 недели – на протяжении этого времени работа продолжается в рамках старых условий;
  • правила обмена или возврата товаров ненадлежащего качества: сколько дней дается на процедуру, кто оплачивает доставку, когда владелец интернет-магазина получит средства за бракованную продукцию;
  • минимальная сумма одного заказа или количество единиц/упаковок;
  • возможность повышать объемы поставок в период сезонного спроса;
  • способы доставки: силами контрагента, самовывоз или сторонняя транспортная компания.

Стоит зафиксировать мельчайшие детали: кто упаковывает и маркирует товары (поставщики могут предоставлять такие услуги), рассрочка или отсрочка платежа, порядок расчетов (на банковскую карту, наличными или другой способ). Отдельный вопрос – штрафы, которыми могут облагаться обе стороны сделки: поставщик – за несвоевременную отгрузку, покупатель – за срыв сроков оплаты. Оговариваются условия, при которых штрафные санкции не применяются, например, сбои в доставке из-за плохой погоды – на нее контрагент не может оказывать влияние. Если предприниматель приобретает товары через оптовые интернет-магазины, то функцию договора выполняет публичная оферта – обязательна к прочтению, после ее принятия условия в заказе изменить невозможно.

Договора публичной оферты вынесены в специальные разделы

Совет №3. Обучение персонала

Обучение актуально для технически сложных и специфических товаров: косметические составы, строительные материалы, бытовая и другие виды техники. В ассортименте могут быть представлены сотни наименований, а клиенты постоянно будут обращаться за поддержкой: менеджеров и онлайн-консультантов необходимо подготовки. Прямые производители, владельцы брендов и дистрибьюторы нередко оказывают услуги в области обучения и последующего повышения квалификации:

  • правила коммуникации с клиентами;
  • разбор основных характеристик, преимуществ и особенностей товаров;
  • ориентирование в ассортименте;
  • ценности и философия бренда, а также его преимущества перед конкурентами;
  • методики ведения продаж, например, повышение среднего чека, проработка возражений, взаимодействие со скриптами.

Дополнительно – тренинги для владельца бизнеса и руководящего звена. Нередко подготовка осуществляется бесплатно краткосрочным дистанционным курсом, альтернатива – оплата обучения, но все зависит от условий контрагентов. Если речь идет о крупном проекте, то поставщик направляет собственный персонал для организации работы – формат, длительность и объем программы лучше уточнить заранее.

Совет №4. Проверка разрешительной и другой документации

Поставщик может быть прямым представителем бренда или закупать товары крупным оптом у разных производителей. Главное – наличие документов, подтверждающих качество и оригинальность. Владельцы интернет-магазинов и селлеры, продающие товары через маркетплейсах, нуждаются в:

  • сертификатах и декларациях соответствия;
  • отказных письмах.

Для игрушек, продуктов питания, обуви и детской одежды, некоторых косметических средств, мебели, многих других позиций нужны сертификаты или декларации. Отказные письма получают на аксессуары, сувениры, крепежные изделия, фурнитуру – товары, которые не оказывают влияние не жизнь и здоровье покупателей. Если поставщик не располагает этими документами, то продавцу придется заниматься оформлением самостоятельно – это долго и дорого, особенно если ассортимент широкий. Сертификаты и прочие форматы не обязательно использовать на старте работы, однако при поступлении жалоб от клиентов их придется предъявить, в противном случае к продавцу будут применены санкции (их характер зависит от канала сбыта, например, маркетплейс заблокирует карточки и личный кабинет до выяснения обстоятельств).

Виды и классификация разрешительной документации на товары: Центр сертификации PLANK

Совет №5. Требование о представлении образцов

До покупки партии, особенно большой, нужно убедиться в качестве. Многие поставщики не отгружают минимальные партии, но могут предложить следующие условия:

  • посещение шоурума или склада, где можно осмотреть и протестировать продукцию, задать вопросы персоналу. Формат неудобный в случае, если наземные точки расположены лишь в нескольких крупных городах: предпринимателю нужно тратить время на дорогу, если качество не удовлетворит его – придется отправляться в другой регион к новому поставщику;
  • предоставление образцов, отправляемых по почте. Владелец интернет-магазина получает посылку с пробниками или образцами, после чего осматривает их и принимаете решение о последующей закупке.

Схема с образцами более практичная, она актуальна для следующих товарных групп:

  • декоративная и ухаживающая косметика;
  • продукты питания и напитки, как для людей, так и для животных;
  • парфюмерия;
  • одежда для самых маленьких;
  • домашний текстиль.

В ходе работы с образцами предприниматель получит возможность убедиться в честности поставщика: как быстро будет выполнена отправка и в каком количестве, какие перевозчики привлекаются, кто оплачивает транспортировку. При установлении сотрудничества отправка образцов и тестеров нередко сохраняется: их используют для знакомства с товарами из нового ассортимента и предоставления розничным клиентам в качестве бонусов.

Совет №6. Удобная оплата и поддержка

Поставщики, как любые продавцы, ориентированы на повторные сделки. Они работают в В2В-сегменте, но хотят наладить длительное сотрудничество, на этапе переговоров предприниматель может претендовать на следующие условия:

  • отсрочка платежа: товары оплачиваются после полной или частичной продажи. Такие льготы могут быть предоставлены не сразу, а спустя 2-3 месяца плодотворной работы;
  • рассрочка: сумма заказа разделяется на несколько месяцев, предприниматель вносит ее равными частями – отлично решение для мелкого и среднего бизнеса, который только выходит на рынок;
  • оказание содействия по вопросам таможенного оформления и сопровождения грузов – это важно при работе с иностранными компаниями или местными, но закупающими товары у зарубежных производителей, брендов;
  • накопительные и каскадные скидки, зависящие от объема заказа. Многие компании предоставляют дисконт для партнеров, приобретающих продукцию по предоплате: снижение цены на 2-3% помогает отлично экономить.

Если удастся договориться о выгодах – их обязательно прописывают в договоре, иначе поставщик откажется от своих обещаний.

Рассрочки и отсрочки всегда связаны с рисками: поставщики предоставляют их только проверенным партнерам

Совет №7. Регулярный мониторинг качества товаров

Основной критерий – отзывы клиентов, которые применяют продукцию на практике и сразу выявляют ее недостатки. Новый поставщик может пойти на хитрости: сначала отгружает качественные товары, потом – позиции с сомнительными характеристиками, например, неоригинальные. Для предупреждения таких ситуаций при покупке новых партий нужно проводить исследование нескольких образцов, выбранных рандомно. Дополнительно – постоянный анализ клиентских мнений:

  • изучение негативных отзывов. Жалобы поступают всегда, но если их много, а потребители указывают на схожие проблемы, такие как порванные швы в одежде или снижение вкусовых характеристик продуктов, то рекомендуется провести дополнительную проверку. При выявлении ухудшения качества с поставщиком лучше расторгнуть договор;
  • исследование обращений, поступающих к менеджерам и на горячую линию. Принцип работы аналогичен отзывам.

Выполняется оценка бракованных позиций по отношению к общей численности партии. Если 10 единиц из 100 – с дефектами, то сотрудничество стоит прекратить. Поставщик выполнит обмен или вернет средства, но если такие товары будут постоянно выявлять клиенты, то лояльность к интернет-магазину существенно упадет.

Совет №8. Сравнение условий

Ежедневно на рынок выходят новые компании, которые предлагают товары по более привлекательным ценам, что обусловлено упрощенными логистическими процессами и прямым сотрудничеством с производителями. Лучше не держаться за стабильные деловые контакты, которые постепенно становятся менее рентабельными: нужно открывать для себя новых контрагентов и тестировать их условия. В течение переходного периода необходимо вести работу с новым и старым поставщиком, чтобы не потерять всех партнеров в случае неудачного опыта. Для мониторинга предложений используются:

  • бесплатные каталоги, в которые контрагенты добавляют предложения самостоятельно;
  • социальные сети и Telegram-каналы, выявляющиеся по ключевым словам и хештегам. Обязательно указание страны или региона, чтобы отсеять неподходящие страницы и сообщества;
  • сервисы для сравнения прайс-листов конкурентов: если ставки низкие, то они имеют поставщиков с более привлекательными закупочными ценами. Исследование проводят с привлечением инструмента uXprice и схожих.

Помимо цен нужно учитывать сроки и способы доставки, качество продукции и другие факторы: низкие ставки не являются предопределяющими. Если текущий контрагент продает товары в рассрочку и регулярно проводит распродажи, а новый – нет, то лучше комбинировать взаимодействие с разными компаниями: рекомендуется взвешивать мельчайшие за и против, чтобы принять правильное решение.

Для чего нужен мониторинг цен конкурентов

Совет №9. Получение поддержки по вопросам раскрутки

Поставщики, что ценно для начинающего бизнеса, оказывают помощь по продвижению, привлечению клиентов и быстрому выходу на рынок. В рамках поддержки предоставляются:

  • креативы и другие форматы для запуска рекламных кампаний на любых платформах;
  • тексты, описания, видеоролики и другой контент для наполнения, он используется в интернет-магазинах и на маркетплейсах, в торговых группах в социальных сетях. Контент однотипный – после раскрутки рекомендуется подготовить собственные уникальные материалы, но на первых порах он позволяет существенно экономить бюджет;
  • мерч от брендов и производителей – футболки, чашки, календари и иной. Его можно отправлять клиентам в форме бонусов.

Отдельно – услуги прямых производителей, которые имеют потенциал для изготовления штучных товаров, например, платяного шкафа по эскизу клиента или посуды с росписью ручной работы. Такой подход повысит ценность предложения в глазах розничных потребителей, давая предпринимателю существенную фору перед конкурентами.

Комплексная поддержка со стороны контрагента: бренд AnnaAnna

Совет №10. Постоянная коммуникация

Предприниматель должен всегда оставаться на связи с поставщиком: важны не только персональные менеджеры, но и руководители компаний. Общение позволит выявить приоритетные точки роста, в случае ошибок или недопонимания – быстро и без конфликтов решать текущие вопросы. Дополнительно – привлечение сотрудников для обеспечения коммуникации с контрагентами, исследования рассылок и другой входящей информации, что поможет не пропустить выгодные предложения.

Совет №11. Внесение предложений

Поставщики часто предлагают ограниченные условия, неудобные для партнеров. Рекомендуется просить о модернизации возможностей по следующим вопросам:

  • расширение ассортимента, если каких-то позиций не хватает и они доступны для контрагента;
  • добавление новых способов доставки, например, самовывоза или подключения дополнительного перевозчика, а также оплаты;
  • внедрение практики персональных менеджеров, если до штатных консультантов сложно дозвониться из-за высокой загрузки компании;
  • начисление скидок и других выгод при покупке большой партии товаров, внесении предоплаты, постоянном сотрудничестве.

Заявки от партнеров помогают поставщику оценить возможности компании и понять, что нужно улучшить или доработать – они выполняют функцию отзывов, поступающих в интернет-магазины от розничных клиентов. При формировании обращения стоит придерживаться правил корректности и проводить аккуратные параллели с конкурентами. Рекомендуется не бояться указывать на ошибки: зная их, партнер сможет внести изменения в работу и улучшить клиентские сервисы. Стратегия эффективна в случае длительного взаимодействия: к просьбам предпринимателя, который не оформил ни одного заказа, прислушиваться не будут.

Пример выражения эмоций в негативном ключе, но они тоже стимулируют к устранению ошибок

В заключение

Ведение работы с поставщиками – отдельное направление в развитии и масштабировании бизнеса. При выстраивании стратегии важно оценить условия контрагентов и ценность каждого договора: необходимо вносить предложения или искать новых поставщиков, анализируя риски для бизнеса. Компании заинтересованы в постоянных клиентах-оптовиках, поэтому в ходе переговоров нужно активно продвигать свои интересы и уточнять, какие выгоды получит бизнес от сотрудничества. Стоит постоянно мониторить цены и условия, чтобы выбирать наиболее рентабельные предложения. Предприниматель должен не только требовать, но и проявлять лояльность к партнерам, что выполняется с привлечением положительных отзывов и благодарственных писем – социальных доказательств, помогающих поставщикам расширять собственную клиентскую базу.

Еще нет своего магазина?
Создайте интернет-магазин на платформе InSales
Всё для продаж уже внутри!
Возможно вам также будет интересно:

Как продавать на Bazar.kz: пошаговая инструкция с обзором рентабельных товаров

01.12.2022
Доска объявлений Bazar.kz входит в ТОП-5 самых популярных среди казахстанских клиентов. Здесь продают новые и бывшие в употреблении товары, предлагают...

Пошаговая инструкция: как открыть цветочный интернет-магазин

29.11.2022
Продажа цветов – непростой бизнес, связанный с сезонностью, однако при правильной организации рабочих процессов он будет приносить стабильно высокий доход....

Фулфилмент для интернет-магазина: что это такое и как выбрать логистического оператора

24.11.2022
Услуги фулфилмента позволяют передать логистические процессы стороннему подрядчику: он обеспечит проверку товаров, полученных от поставщика, хранение, упаковку и другие работы....

Как создать свой бренд: инструкция для онлайн-предпринимателей

22.11.2022
Собственный бренд – комплекс мер, ассоциаций, компонентов и ценностей, отличающийся высокой запоминаемостью и способный вызвать лояльность у потребителей. Он поможет...

Пошаговая инструкция: как открыть интернет-магазин обуви с нуля

17.11.2022
Обувь – ходовой товар, он характеризуется солидной оборачиваемостью и позволяет устанавливать высокую наценку. Клиенты приобретают его минимум 1-2 раза в...

Советы по продвижению карточки товаров на Ozon – от оформления до рекламы

15.11.2022
На маркетплейсах представлены миллионы товаров разного назначения, уровень продаж предопределяют позиции карточек: чем выше они расположены в каталоге (в своей...

В чем разница между оффлайн и онлайн магазинами: обзор характеристик, плюсов и минусов

10.11.2022
В последние 5 лет диджитализация стремительно поглощает сферу продаж: каждый второй предприниматель имеет сайт или группу в социальных сетях, Telegram-канал...

Как продавать одежду на маркетплейсах: пошаговая инструкция для селлера

08.11.2022
Одежда для мужчин, женщин и детей – товарная категория, занимающая первые позиции по уровню популярности на маркетплейсах. Среднестатистический житель Казахстана...

Пошаговая инструкция: как открыть интернет-магазин товаров для животных

03.11.2022
По данным агентства «Казинформ» в 2022 году только в Алматы были чипированы свыше 136 тысяч домашних питомцев. Жители Казахстана содержат...

Что продавать на OLX.kz: обзор самых рентабельных товаров и правил сервиса объявлений

01.11.2022
Сервис OLX.kz – одна из самых популярных казахстанских платформ, позволяющая размещать как платные, так и бесплатные объявления. В 2021 году...

Начните бесплатно!

Получите все и сразу: поддержку 24х7, адаптивные шаблоны, рекомендации по продвижению